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Les courriels sont un élément clé des dossiers de vos projets.
Tenir vos courriels et de votre dossier de projet à jour peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent.
Fonctionnalités de la solution de gestion des courriels
Classez tous les courriels liés au projet dans le projet en question.
En classant les courriels dans le projet concerné, vous vous assurez que les informations capitales soient accessibles à tou·te·s les membres de l’équipe qui en ont besoin. Si une personne est en vacances, est réaffectée à un autre projet ou quitte l’entreprise, les précieuses informations communiquées par courriel ne seront pas perdues pour autant. Toutes les personnes qui travaillent sur le projet et pourraient avoir besoin d’accéder à ces courriels peuvent facilement les retrouver via le Project Center.
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Classez les courriels directement à partir de Microsoft Outlook.
Il est souvent difficile d’imposer une nouvelle façon de travailler à ses collègues. Mais, grâce aux options de classement des courriels qu’offre Newforma, les employé·e·s n’ont pas besoin de changer leur routine quotidienne ni d’apprendre à utiliser de nouveaux outils. Le module complémentaire de Newforma pour Outlook permet à vos équipes de faire glisser et de déposer des courriels dans le dossier du projet en toute simplicité, comme elles le feraient si elles voulaient le ranger dans un dossier Outlook. De plus, si plusieurs membres de l’équipe classent le même courriel, celui-ci n’est enregistré qu’en un seul exemplaire.
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Pour vous simplifier encore plus la vie, vous pouvez classer vos courriels en les envoyant à une adresse dédiée au projet.
Newforma propose une fonctionnalité permettant d’envoyer des courriels à une adresse propre au projet. Celle-ci automatise le processus de classement en permettant aux membres de l’équipe d’inclure tout simplement l’adresse courriel du projet lorsqu’ils ou elles envoient un courriel, le transfèrent ou font « répondre à tous ». Ainsi, les courriels seront classés automatiquement. De plus, si plusieurs membres de l’équipe classent le même courriel, celui-ci n’est enregistré qu’en un seul exemplaire.
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Démarrez les flux de travail de soumission et de demandes d’informations directement à partir d’Outlook et d’un courriel.
Bien souvent, les courriels contiennent des informations qui nécessitent d’effectuer une action, comme démarrer une soumission, une demande d’informations ou autre. Dans de nombreux cas, il est nécessaire de saisir à nouveau dans le système toutes les informations contenues dans le courriel. Or, les courriels entrants associés à des étapes du flux de travail peuvent être ajoutés au projet directement à partir d’Outlook. Cela permet un gain de temps considérable, car il n’y a plus besoin de resaisir les informations contenues dans le courriel dans un autre formulaire. Le module complémentaire de Newforma pour Outlook extrait les informations clés du courriel et renseigne automatiquement le Project Center.
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Les courriels sont rangés aux côtés d’autres éléments du projet tels que les demandes d’informations et les ordres de modification.
L’essentiel est de conserver les informations relatives au projet au même endroit. Toutes les conversations par courriel et les éléments du projet comme les demandes d’informations sont centralisés au même endroit pour que vous puissiez avoir une vue d’ensemble du projet. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’aller chercher des informations à différents endroits. Tous les éléments sont liés entre eux. Cela vous évite d’avoir à jouer les détectives pour trouver ce dont vous avez besoin.
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Avantages de la gestion des courriels de projet
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