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Comment puis-je réduire les risques et protéger ma firme des litiges?
Archives. Pistes de vérification. Règlement de différends.
L’ecosystème de logiciels
Archives. Pistes de vérification. Règlement de différends.
L’ecosystème de logicielsPour régler les différends rapidement, vous aurez besoin d’une documentation précise et complète des décisions prises durant et au-delà de la vie du projet. Compte tenu de la quantité de systèmes et d’applications que la plupart des firmes utilisent pour conserver leurs données, cela n’est pas une tâche facile.
Si votre projet ressemble à la plupart des autres, les décisions sont généralement documentées par courrier électronique. La plupart des firmes gèrent des données de projet « formelles » qui sont essentiellement des documents contractuels : les échanges de soumissions formelles, de demandes d’informations et d’ordres de modifications, etc.
Mais il est également crucial pour la gestion du risque de conserver les données « informelles » associées. Est-ce que votre dossier de projet inclut les traces de courriels?
Une solution serait d’utiliser un connecteur de flux de travail qui conserve un enregistrement des DI et des revues de dessins de votre projet, même après la fin du projet.
Avez-vous lancé une demande d’information qui s’est terminée en demande de modification? Si oui, vous devez pouvoir relier ces documents l’un à l’autre avec la trace des courriels associés. Une bonne stratégie de gestion de l’information sur les projets (GIP) est la clé d’un dossier de projet réussi. Elle établit ces connexions pour vous afin que vous disposiez d’une documentation complète du processus de décision tout au long du projet.
Ces connexions facilitent la résolution des différends. L’American Bar Association suggère même que « déterminer si une commande rectificative est justifiée dépend des faits. Pour déterminer si une « modification » en est vraiment une, il faut examiner les documents prédatant la soumission, les réponses aux demandes d’informations, les ordres de chantier et les cours de transaction. »
Parfois, il vous faut revenir en arrière pour résoudre un différend. Par exemple, certains pays exigent que les firmes de construction fournissent une construction sans défaut pour un nombre d’années spécifié. Mais comment retrouver une information pour résoudre un différend au travers de dossiers vieux de plusieurs années?
En disposant d’un dossier complet du projet pendant les phases d’enquête initiale et de découverte du litige, vous pouvez couper court au processus de litige.
Les projets de construction s’achèvent tous un jour ou l’autre. Parfois, ils se terminent par une cérémonie d’inauguration très caricaturale où l’on découpe un ruban à l’aide de ciseaux d’une taille démesurée (nous avons tous l’image en tête, n’est-ce pas?). D’autres fois, ils se terminent par un énorme soupir de soulagement avant de s’atteler d’emblée à un nouveau projet. Mais chaque projet comporte des leçons à tirer pour la prochaine fois. Alors, comment faire en sorte de transmettre ces précieuses informations à l’équipe suivante?
L’un des piliers de la GIP est la création d’archives de projet, qui permettent aux équipes de consigner les leçons qu’elles ont apprises en cours de route.
Bien que chaque projet soit unique, le processus de gestion de l’information des projets reste généralement le même. En identifiant où, quand et pourquoi les budgets sont dépassés, les équipes du projet peuvent rectifier des problèmes de communication et de processus. Ces données pourraient se cacher dans les archives de votre dernier projet.
Il pourrait y avoir quelques demandes d’information ou ordres de modification de haute importance qui datent d’un projet similaire antérieur et valent la peine d’être analysées.
Prenons l’exemple d’un projet achevé de rénovation d’un immeuble centenaire : les plans originaux n’étaient pas à jour et nous ne savions pas vraiment à quoi allait ressembler le chantier avant qu’il démarre.
Tout devait être géré au fur et à mesure, mais en ajoutant chaque point prioritaire au dossier grâce à une plateforme de coordination de la BIM, un fil de conversation a été crée détaillant comment chaque problème a été découvert et résolu. Ceux-ci sont agrémentés de références à des commentaires, photos, et plans pour vous faciliter la vie.
La transparence prévient les différends entre les parties prenantes d’un projet. Si vous fournissez des informations claires sur l’avancement du projet, les parties prenantes peuvent régler les problèmes tôt et travailler en collaboration pour trouver des solutions. La transparence signifie que les informations sont facilement accessibles aux parties prenantes, en temps voulu et de manière précise.
La transparence mène à la responsabilité.
La confusion mène à des erreurs. Pourquoi les gens feraient-ils un effort pour résoudre un problème s’ils ne sont pas 100 % sûrs de la personne à qui est assigné un point prioritaire ou de l’impact qu’il pourrait avoir sur leur travail. Lorsque votre équipe de projet travaille sur une liste de points prioritaires centralisée, l’ambiguïté et la confusion disparaissent.
Si vous ne gérez pas les points prioritaires en temps réel, c’est que vous êtes probablement en attente d’une réponse à vos questions. En éliminant les délais de transmission des courriels, les équipes peuvent résoudre les problèmes de coordination plus efficacement.
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Vos archives permettent de gérer les risques et d'améliorer vos relations avec la clientèle. Votre aptitude à répondre aux questions après la fin d'un projet s'avérera inestimable.
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