Evergreen Engineering

Fondée en 1985, Evergreen Engineering®, Inc. est une société d’ingénierie-conseil multidisciplinaire offrant des services complets aux industries de production d’énergie, de produits du bois, de pâte et de papier, de produits chimiques et de résines. Avec des bureaux à Eugene (Oregon), Atlanta (Géorgie) et Everett (Washington), Evergreen intervient auprès de sa clientèle dans toute l’Amérique du Nord et dans le monde entier.

Cyrus Yu, administrateur informatique d’Evergreen Engineering, a exposé les défis auxquels son entreprise est confrontée en matière de gestion des documents et des communications par courriel.

L’un des principaux problèmes rencontrés par Evergreen Engineering concernait les risques de sécurité associés à l’utilisation du protocole FTP comme principale méthode de transfert de fichiers entre la clientèle et les équipes de projet externes. Bien qu’il s’agisse d’une méthode de transfert courante, le FTP présente plusieurs failles avérées, notamment l’absence de cryptage des informations sensibles telles que les identifiants de connexion. Lorsque des fichiers étaient envoyés à une autre partie, l’administration informatique d’Evergreen devait laisser le serveur FTP ouvert jusqu’à la fin du transfert des fichiers. Cette pratique créait une faille de sécurité car les serveurs FTP restaient ouverts pendant une période indéterminée. Evergreen Engineering accorde une importance primordiale à la sécurité des fichiers de sa clientèle, c’est pourquoi le service informatique a cherché à remplacer la méthode de transfert des fichiers par un système plus sûr.

En plus des problèmes de sécurité, Cyrus a expliqué que l’entreprise rencontrait des difficultés dans la gestion des documents et des courriels. Des dossiers publics ont été créés pour classer les courriels des projets, mais les utilisateur·rice·s classaient parfois les courriels au mauvais endroit ou même pas du tout. Le manque d’organisation et de cohérence dans la gestion des courriels empêchait les membres du personnel de trouver les informations nécessaires.

Evergreen Engineering a déployé Newforma Project Center en 2019 et compte plus de 60 utilisateur·rice·s en activité. Depuis la mise en place de Newforma Project Center, les membres du personnel ont relevé plusieurs avantages :

Le service informatique a pu remplacer ses serveurs FTP et utilise désormais l’Info Exchange du Newforma Project Center pour partager des documents et des fichiers avec les membres de l’équipe externe et la clientèle. L’Info Exchange du Newforma Project Center permet aux membres de l’équipe de projet interne et externe d’échanger des fichiers facilement et en toute sécurité. Toutes les informations échangées sont cryptées, protégeant ainsi les données de la clientèle et des parties prenantes externes. De plus, l’Info Exchange du Newforma Project Center fournit une piste de contrôle complète indiquant qui a téléchargé le fichier et quand. De cette façon, les membres de l’équipe peuvent facilement suivre le transfert du fichier.

La communication par courriel est désormais organisée de façon à classer tous les courriels dans le bon projet. Grâce au module complémentaire MS Outlook de Newforma, les membres du personnel peuvent classer un ou plusieurs courriels directement à partir de Microsoft Outlook. Une fois les courriels classés dans le projet, les membres du personnel peuvent également utiliser la recherche Newforma pour trouver rapidement les informations souhaitées, y compris les informations contenues dans les pièces jointes des courriels.

L’apprentissage d’une nouvelle technologie représente toujours un défi pour la plupart des organisations. Cyrus explique qu’Evergreen Engineering dispose de plusieurs options pour permettre aux membres de son personnel de se familiariser à Newforma Project Center. En plus d’une formation en personne, l’entreprise encourage également le personnel à assister aux webinaires de Newforma et à regarder des vidéos à la demande, notamment les cours disponibles sur l’Université Newforma.

« Avant la mise en place de Newforma Project Center, notre système de gestion des documents et des courriels datait de l’âge de pierre. Notre personnel dispose désormais d’une méthode organisée pour classer les documents et les courriels relatifs à leurs projets, leur permettant ainsi de trouver facilement les informations nécessaires. »

Cyrus Yu, administrateur informatique