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Comment puis-je améliorer la communication et la collaboration?
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Inclusif. Partage. En temps réel.
Obtenir une démoIl arrive que la réunion de lancement d’un projet soit la première occasion qu’ont toutes les parties prenantes de discuter ensemble. Or, il y a toujours une foule de points à aborder. Mais le projet avait en réalité commencé bien avant son lancement, et de nombreuses informations ont déjà été produites.
Nombre d’organisations auront un plan de communication détaillant comment documenter le statut du projet et faire le suivi des différentes étapes-clés et budgets. Mais votre équipe dispose-t-elle d’un plan de gestion des informations sur le projet?
Bien souvent, on a tendance à oublier de mettre en place un plan détaillant quelles sont les informations qui doivent être partagées, par qui, à qui, quand et comment. Or, il est essentiel de se mettre d’accord sur ces points le plus tôt possible durant le projet.
Prenez, par exemple, le cas de la modélisation des données du bâtiment (BIM) :
Voici le genre de questions que vous devriez inclure au sein de votre plan de gestion des informations sur le projet. Si vous vous mettez d’accord assez vite, chaque spécialité peut fournir des retours sur la constructibilité du projet, ce qui est plus efficace pour toutes les parties et rend la collaboration plus fluide. Cela permet également de commencer à planifier tôt le véritable processus de construction, dont le point de départ consiste à définir d’emblée les attentes relatives à l’utilisation des informations.
« Ce n’est pas qu’une question de confiance, mais aussi d’attentes. Si vous savez dès le début des travaux que je vais communiquer tel document à l’entrepreneur·e et tel autre au ou à la propriétaire, vous êtes au courant que certains aspects devront être conformes à leurs attentes en fonction de l’utilisation qu’ils ou elles vont faire des documents. »
Donovan WattierHDR
Commencez par comprendre en quoi le fait de communiquer par courriel ralentit parfois la communication. Il peut arriver que quelqu’un mette du temps à répondre à ses courriels. Les courriels peuvent aussi se perdre ou être mal interprétés.
De plus, votre équipe ralentit involontairement la communication lorsqu’elle ne trouve pas les informations dont elle a besoin pour répondre à la question d’une autre partie prenante.
Cela dit, étant donné que les courriels restent un des moyens de communication principaux, mettre un peu d’efforts pour l’améliorer peut mener à des résultats immédiats.
C’est plutôt simple à comprendre. Décloisonnez l’information en centralisant tous les courriels liés aux projets plutôt que de les laisser dans des boîtes de réception individuelles. Lorsque votre équipe classe le courriel à un emplacement centralisé dédié au projet, toutes les personnes au sein de l’équipe peuvent accéder aux informations, quel que soit le destinataire. Ainsi, si vous n’êtes pas au bureau, vos collègues peuvent répondre au courriel à votre place. Et le plus beau dans tout ça, c’est que vous pouvez faire une recherche parmi tous les courriels du projet.
Il est important que tous les membres des l’équipe du projet puissent trouver les informations sur le projet dont elles ont besoin, au moment où elles en ont besoin. Or, il est possible que les données soient organisées différemment d’un projet à l’autre. Si vous homogénéisez le classement des informations à l’échelle de votre entreprise, vos équipes pourront répondre plus vite.
La gestion des courriels et des fichiers est l’élément clé d’un plan de gestion des informations sur le projet. C’est elle qui permet d’en assurer une bonne communication et une bonne collaboration. Si vous parvenez à organiser correctement les courriels et les fichiers et à les garder sous contrôle, vous vous épargnerez des retards coûteux.
Si chaque spécialité se sert d’une plateforme ou d’un logiciel différents, la communication en prend un coup, car les informations sont cloisonnées.
Par exemple, si le cabinet d’architectes utilise un logiciel auteur pour la conception alors que l’équipe d’ingénierie se sert d’un logiciel de détection des collisions, il est difficile d’intégrer ces applications l’une avec l’autre. De ce fait, la collaboration exige souvent d’exporter les modèles et de travailler dessus chacun·e de son côté. Mais, pendant ce temps, les architectes continuent à apporter des modifications au modèle, tandis que les ingénieur·e·s s’évertuent à repérer les collisions d’un modèle dépassé. Cette situation peut engendrer des erreurs qui auraient pu être évitées et être très frustrante.
Mais cela va bien au-delà de la conception. Qu’en est-il de la gestion des contrats? Il est possible que l’entrepreneur·e général·e se serve d’un système pour générer des soumissions et des demandes d’informations, mais que l’architecte utilise un autre système pour les passer en revue et y répondre. Si aucune des deux parties ne veut adopter le logiciel de l’autre, il n’y a pas d’autre choix que de télécharger les informations et de les saisir à nouveau dans le système, ce qui peut faire perdre du temps et être source d’erreurs.
En utilisant notre connecteur Procore, le nombre d’étapes nécessaires pour traiter chaque DI ou revue de dessins est réduit, ce qui permet d’économiser jusqu’à 12 minutes de travail par action.
Le processus que constitue la BIM est la meilleure approche à adopter pour coordonner un projet d’AECO. D’ailleurs, les plateformes de coordination de la BIM permettent à vous et vos équipes de rassembler les informations sur lesquelles vous travaillez sur les différentes applications que vous utilisez.
De nos jours, il existe différentes options pour automatiser le transfert d’informations entre les systèmes. Par exemple, si vous utilisez une plateforme de gestion des informations sur le projet dotée d’un module complémentaire pour Microsoft Outlook, vous pourrez vous servir des courriels pour remplir automatiquement les champs de vos soumissions et demandes d’informations. Cela permet de rationaliser votre travail et de vous éviter, à vous et votre équipe, d’avoir à télécharger des pièces jointes et à saisir à nouveau les données dans votre système.
Nombre de nos collègues travaillant dans le secteur de l’AECO ont leur propre façon de lister les tâches à faire au quotidien : certain·e·s ont recours à des rappels par courriel ou via un calendrier, d’autres se servent de feuilles de calcul partagées, d’autres encore tiennent un journal d’actions à mener…
Mais, dans les projets d’AECO, il existe une telle interdépendance entre les parties prenantes que, de cette façon, vous n’avez aucune visibilité réelle sur ce qui se passe en dehors de votre propre bureau. Dans ces circonstances, il arrive qu’une équipe accomplisse une tâche et que les autres ne le sachent pas jusqu’à la réunion hebdomadaire (qui dure déjà bien assez longtemps comme ça).
Il est bien plus facile de responsabiliser les parties et d’établir un climat de confiance si tout le monde travaille à partir de la même liste de tâches, sait qui est responsable de quoi et à quel moment, et peut consulter le statut en temps réel des différentes tâches.
Si vous et votre équipe êtes immédiatement informé·e·s des mises à jour, vous pouvez vous assurer de ne pas de faire de faux pas quand c’est à vous de jouer.
Si votre équipe peut laisser des commentaires sur les actions à mener directement dans le logiciel qu’elle a l’habitude d’utiliser et que tout le monde peut voir les détails relatifs aux actions à mener, vous vous épargnez les lenteurs associées aux traditionnelles communications par courriel et tenez les archives de votre projet à jour en toute simplicité.
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