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Comment améliorer les délais de livraison des projets?
Efficacité. Communication. Organisation.
L’ecosystème de logiciels
Efficacité. Communication. Organisation.
L’ecosystème de logicielsCommençons par l’élément le plus simple à identifier : les demandes d’informations et les soumissions font perdre beaucoup de temps. Mais ce ne sont pas les seules.
Réfléchissez au nombre d’heures nécessaires au cours du cycle de vie d’un projet pour transférer vos données de soumissions et de demandes d’informations entre les différentes plateformes et applications. Le flux de travail est fastidieux, avec le téléversement et le téléchargement des pièces jointes et la ressaisie des mêmes informations pour le système de registres de chaque partie. Toutes ces tâches manuelles empiètent sur le temps que votre équipe pourrait consacrer aux revues.
Combien de temps passez-vous à courir après la balle pour les soumissions et les demandes d’informations? C’est là que les solutions automatisées entrent en jeu. Si vous êtes averti automatiquement dès que la balle se trouve dans votre camp, vous restez alors sur la bonne voie (vous et n’importe qui d’autre).
Avez-vous déjà compté le nombre de nouvelles soumissions que vous avez dû envoyer dans le cadre d’un projet? L’une des principales raisons du retardement d’une soumission ou d’une demande d’informations est le fait que toutes les informations nécessaires ne soient pas fournies la première fois. Parfois également, des informations sont manquantes ou mal saisies lors de leur transfert manuel entre les systèmes (nous sommes humains, après tout). Mais lorsque ces informations sont automatiquement déplacées, le risque de perte est minimisé, et les retours à la case départ sont inutiles.
La possibilité de renseigner automatiquement vos soumissions, demandes d’informations et pièces jointes sur votre système, depuis vos courriels, est essentielle. Vous n’avez pas besoin de changer vos habitudes de travail : le processus est juste simplifié.
Il est assez évident que les obstacles à la communication sont coûteux. Pourquoi se produisent-ils? Un impact moins évident est le retard que les courriels et les transferts de fichiers engendrent pour le calendrier de votre projet.
Bien que les textos et les applications de messagerie aient gagné en popularité, les courriels demeurent l’outil de communication prédominant dans notre secteur. Mais ils présentent leurs inconvénients. Par exemple, avez-vous déjà manqué un courriel enfoui dans votre messagerie? Ou peut-être avez-vous reçu un courriel qui était destiné à une autre personne? Et — soyez honnête — l’avez-vous renvoyé immédiatement ou avez-vous décidé de le faire après avoir terminé les autres tâches plus urgentes que celle-ci, et l’avez-vous finalement oublié?
N’oublions pas les retards dus au fait qu’une personne ne peut pas répondre car elle se trouve loin de son bureau, ou a quitté le projet ou l’entreprise
N’oublions pas le temps considérable perdu à cause des transferts de fichiers sans fin. Combien de temps consacrez-vous aux téléversements et téléchargements, et à leurs temps d’attente? Avez-vous déjà croisé les doigts et espéré que la personne à laquelle vous avez envoyé le fichier l’ait bien reçu et téléchargé?
C’est plutôt simple à comprendre. Décloisonnez l’information en centralisant tous les courriels liés aux projets plutôt que de les laisser dans des boîtes de réception individuelles. Lorsque votre équipe classe le courriel à un emplacement centralisé dédié au projet, toutes les personnes au sein de l’équipe peuvent accéder aux informations, quelle que soit la personne à qui elles ont été envoyées. Ainsi, si vous n’êtes pas au bureau, vos collègues peuvent répondre au courriel à votre place. Et le plus beau dans tout ça, c’est que vous pouvez effectuer une recherche parmi tous les courriels du projet.
Vous avez envoyé le transfert de fichier, mais une semaine s’est écoulée et… pas de nouvelles. Ce qu’il vous faut, c’est un moyen d’être certain·e que le fichier est disponible au téléchargement depuis n’importe quel endroit, et que la partie prenante adéquate y a bien accès. Aujourd’hui, la meilleure solution, c’est d’avoir un système de partage de fichiers sur le nuage , qui élimine la nécessité des transferts de fichiers.
La gestion des courriels et le partage de fichiers [liens vers les pages Gestion de courriels et partage de fichiers Konekt] constituent la base d’une stratégie de gestion des informations de projet efficace. Si vous parvenez à organiser correctement ces deux aspects et à les garder sous contrôle, vous gagnerez beaucoup de temps. En centralisant vos actions à mener.
Notre secteur est vraiment doué pour créer des listes. Peut-être trop. Nous avons des listes de questions, des listes d’actions à mener, des listes de tâches et des listes de listes! Et tout le monde a ses propres listes. Oui, les listes nous permettent de rester organisé·e·s, mais, lorsqu’elles se multiplient, cela engendre de la confusion. Finalement, nous dépendons tous les un·e·s des autres pour créer de grandes choses, et devons donc travailler de façon coordonnée.
Imaginez que, au lieu de fonctionner en silos, nous travaillions tous sur un ensemble commun d’actions à mener. Cela nous permettrait de tirer parti de la discipline de chaque partie prenante pour cerner les problèmes avant qu’ils ne deviennent des demandes d’informations, des demandes de modification ou des reprises. En faisant en sorte que nos parties prenantes se soutiennent mutuellement, nous réussissons tous.
Cela commence à sonner comme une chanson de John Lennon!
Fusionnez vos listes d’actions à mener afin que toutes les parties prenantes puissent les gérer ensemble en temps réel.
Vous pouvez compter sur votre équipe pour donner un coup de main si elle voit ce que vous faites, et repérer tout problème potentiel. Et si vous pouviez réellement voir l’action ou le problème — en 3D? Vous serez plus susceptibles de réagir à un problème potentiel si vous pouvez réellement le voir.
Selon votre position dans le cycle de vie du projet, des actions à mener seront plus importantes que d’autres. Le regroupement de l’ensemble des problèmes et actions à mener vous permet, à vos équipes et vous, de hiérarchiser les actions et de vous focaliser sur les plus critiques.
Connectez-vous à un vaste écosystème de logiciels : Quels que soient les outils dont vous disposez dans votre pile technologique, qu’il s’agisse d’outils de création, de détection des conflits, de gestion de contrats, de gestion des courriels ou autres, nos produits en améliorent l’efficacité. Par exemple, si vous travaillez avec Procore pour la gestion de contrats, utilisez le connecteur Procore pour réduire le nombre d’étapes nécessaires au traitement de chaque DI ou revue de dessins, économisant ainsi jusqu’à 12 minutes de travail à chaque fois. De plus, les données avec lesquelles vous travaillez restent les vôtres, ce qui vous permet d’y accéder et d’y faire des recherches même après la fin du projet.
La meilleure approche pour centraliser les problèmes et les actions à mener consiste à utiliser une stratégie combinée de gestion des informations de projet, et un processus de modélisation des informations du bâtiment. Ceux-ci permettent à vos équipes — dans n’importe quelle discipline ou activité — de bénéficier d’un accès, de savoir clairement qui est responsable et de communiquer afin de résoudre les problèmes en temps réel. Et, en visualisant les problèmes liés à un projet sur des maquettes 2D ou 3D, vous obtenez un nouveau point de vue sur la situation générale de votre projet.
Les calendriers de livraison des projets ne peuvent pas être respectés si les personnes n’obtiennent pas les informations adéquates au moment où elles en ont besoin. Les informations existent probablement mais ne sont pas toujours faciles à trouver, à partager ou à accéder. C’est pourquoi vous avez besoin de mettre en place une stratégie efficace.
Cela peut sembler simple, mais ce n’est pas le cas, en raison des problèmes de licence et d’accès entre les équipes. Les données des maquettes sont échangées de plusieurs manières, ce qui n’est pas très efficace. Il n’est pas rare qu’il existe plusieurs versions de la maquette (sur le nuage de chaque partie prenante). Un moyen centralisé de partager les données des maquettes avec les personnes qui en ont besoin garantit que chacun accède aux informations dont il a besoin pour faire avancer le projet.
La meilleure approche en matière de partage de fichiers implique le recours à une stratégie de gestion des informations de projet pour pouvoir vous connecter à vos documents à n’importe quel endroit. Mais cela ne signifie pas que vous devez tous les déplacer vers un référentiel central; tout ce qu’il vous faut, c’est une interface centralisée qui permet d’accéder à tout depuis un seul endroit. C’est pourquoi la gestion des informations de projet existe aujourd’hui.
Les personnes sur le terrain sont généralement les dernières à recevoir les mises à jour. Mais nous vivons à l’ère des appareils mobiles, et ce problème est donc facile à résoudre. Tout le monde possède un téléphone connecté et peut donc accéder aux données du projet depuis n’importe quel endroit. Les meilleures applications mobiles auront également un mode hors ligne [lien vers la page Application mobile Konekt], pour permettre à vos équipes d’effectuer des mises à jour même lorsque la réception Wi-Fi ou cellulaire est instable sur un chantier.
La « transformation numérique » est la phrase la plus prononcée dans le secteur. Et si vous êtes comme nous, vous en avez probablement assez des soi-disant « experts » qui qualifient le secteur de l’AECO de « lanterne rouge en matière technologique ». Mais une fois de plus, il existe pléthore de technologies de la construction, mais combien vous seront véritablement utiles pour votre projet?
L’automatisation des flux de travail peut nécessiter des changements, et certaines personnes n’y sont pas toujours favorables. Mais si vous pouvez éliminer les tâches que ces personnes ne veulent pas exécuter, elles vous rejoindront très probablement dans votre raisonnement. Votre équipe pourra alors se focaliser sur ce qu’elle sait faire de mieux. Si vous pouvez également intégrer une nouvelle solution aux outils que votre équipe utilise déjà, vous obtiendrez alors une grande victoire. Votre équipe n’aura rien à apprendre de nouveau. Par exemple, vous pouvez envoyer vos courriels à votre projet directement depuis Microsoft Outlook. Cela pourra nécessiter un clic supplémentaire, mais vous ne changerez pas votre flux de travail pour classer des courriels dans le projet.
Vous êtes occupé·e et votre équipe l’est également. Et l’apprentissage d’une nouvelle solution grève les heures facturables. Moins votre équipe et vous aurez besoin de temps pour vous former, plus vite chacun pourra commencer à reconnaître les avantages de la nouvelle solution. Avec des solutions hébergées sur un nuage, vous pouvez également accéder aux informations de votre projet depuis n’importe quel endroit.
Envisagez la gestion des informations de projet comme une superposition pour vos solutions existantes, qui les relie entre elles et permet l’accès à votre pile technologique sans avoir à migrer vos données vers un seul référentiel. Vous pouvez conserver vos propres données.
L’adoption d’une solution de gestion d’informations de projet réduit le nombre de connexions et le temps perdu à rechercher les informations dont vous avez besoin. Ainsi, la gestion d’informations de projet s’apparente à un tableau de bord qui vous permet de visualiser et d’accéder à tout depuis un seul endroit.
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