Comment améliorer la communication de votre projet avec le module complémentaire Microsoft Outlook de Newforma

Changer ses habitudes de travail peut être difficile. Nous nous installons dans une routine professionnelle et tout changement nous oblige à marquer une pause, à apprendre de nouvelles choses et à nous réadapter.

Pour la plupart d’entre nous, la routine liée aux courriels est particulièrement bien ancrée. Et si quelques changements de routine mineurs vous permettaient de gagner du temps ailleurs? Et si ces changements permettaient également d’améliorer la communication au sein d’un projet? Êtes-vous partant·e?

Le moment est venu! Nous vous encourageons à modifier légèrement votre routine en matière de gestion des courriels. Et bonne nouvelle, vous n’avez pas besoin de vous initier à un nouvel outil!

Commencez par partager avec votre équipe les courriels liés à votre projet. Pour cela, classez vos courriels dans votre projet à partir de Microsoft Outlook. Un clic de plus suffit. Avec le nouveau module complémentaire Outlook de Newforma, vous pouvez même classer plusieurs courriels dans votre projet en même temps. Le module complémentaire Outlook vous proposera également des suggestions de classement pour votre projet.

Vous pouvez classer des courriels dans n’importe quel projet depuis n’importe où. Que vous travailliez depuis votre bureau ou votre appareil IOS ou Android, le module complémentaire Outlook est à votre disposition! L’interface utilisateur est la même sur tous vos appareils.

Désormais, le classement des courriels à partir du module complémentaire Outlook de Newforma présente un avantage supplémentaire.

Gagnez du temps en acceptant une soumission, une demande d’information ou une action à mener depuis votre courriel. Nous avons amélioré le module complémentaire Microsoft Outlook de Newforma afin de simplifier les principaux flux de travail liés à la gestion de la construction.

Il n’est pas rare que les demandes d’information et les soumissions soient envoyées à l’équipe de conception par courriel. Cependant, pour que la requête soit traitée, transmise et suivie, les informations contenues dans le courriel doivent être saisies à nouveau dans le système de l’équipe de conception.

Cette étape de saisie manuelle des données a été supprimée.

La mise à jour du module complémentaire Outlook permet de classer un courriel en tant que demande d’information, soumission ou action à mener. Une fois le courriel classé, Newforma Project Center et Newforma Konekt prennent le relais. Les informations sont automatiquement extraites du courriel pour générer la demande d’information, la soumission ou l’action à mener dans Newforma Project Center. Vous pouvez également classer votre réponse.

Bien que nous utilisions les courriels comme principal moyen de communication, ils présentent des inconvénients.

Avez-vous déjà manqué un courriel qui s’est accumulé dans votre boîte de réception? Peut-être avez-vous déjà reçu un courriel destiné à quelqu’un d’autre? Soyez honnête… avez-vous transféré ce courriel dans les plus brefs délais?

La communication par courriel connaît également des retards lorsqu’une personne part en vacances, quitte le projet ou l’entreprise et ne peut donc pas répondre. En définitive, tout retard dans la communication peut s’avérer coûteux.

Classer les courriels dans le projet où les autres membres de l’équipe – disposant d’une autorisation – peuvent y avoir accès permet de résoudre certains de ces problèmes.

Si vous classez vos courriels dans votre projet, il vous sera alors possible d’effectuer une recherche dans le module complémentaire d’Outlook, Newforma Project Center et Newforma Konekt. Il ne s’agit pas d’une recherche ordinaire. En plus de rechercher le corps du courriel, la recherche Newforma permet également de trouver des mots-clés intégrés ou cachés dans les pièces jointes.

Perdre du temps à chercher des informations dans votre boîte de réception fait désormais partie du passé – les pratiques de 2022 ne sont définitivement plus d’actualité!