L’avenir dynamique de la coordination BIM sur le terrain

Arrêtez-moi si vous avez déjà entendu cette histoire.

En tant que gestionnaire BIM, votre emploi du temps est déjà bien chargé. Or, une notification apparaît sur votre ordinateur : il s’agit d’un message de votre entrepreneur·e à propos du travail sur le chantier. Lorsque vous ouvrez le courriel, voici ce qui est écrit très exactement :

« Allô, 

J’ai réparé le mur (4 heures) 

83,50 $/heure

Total : 334 $

Envoyé depuis mon iPhone »

« Réparé le mur »… Réparé le mur?!

Quel mur? Où ça? Qu’est qui n’allait pas avec ce mur au point de devoir le réparer?

On dirait une énigme! Une quête, même!

Une vraie partie de plaisir!

Ainsi commence une minutieuse chasse au trésor à travers les courriels, les chaînes de messages textes, et les profondeurs de la mémoire humaine défaillante, à mesure que vous vous remémorez les conversations téléphoniques et les réunions. Tout ça pour trouver quel « mur » exactement devait être « réparé » (on parle de réparation? De reconstruction?! Qui sait!) afin de pouvoir mettre à jour la BIM correctement!

Désolé, vous ne trouvez pas ça drôle en tant que gestionnaire BIM?

Bien sûr, il est facile de sourire en recevant des mises à jour vagues du terrain, mais tachons d’être juste avec les travailleur·euse·s sur le chantier : ce sont des professionnel·le·s qui font un excellent travail… mais ils/elles ne sont pas payé·e·s à faire des rimes!

Cela ne change toutefois pas le fait qu’un mardi, à 16 h 37, vous devez essayer de retrouver une tâche parmi des dizaines d’autres et la mettre à jour tout en disposant de très peu d’informations.

Du côté du réceptionnaire, il arrive parfois que le désir de précision du/de la gestionnaire BIM l’amène à formuler des instructions si détaillées, si complexes et si exhaustives qu’elles commencent à ressembler à un essai sur le sens de la vie… Évidemment, cela n’aide pas non plus, car les artisan·e·s doivent consacrer leur temps à des tâches bien plus urgentes que d’analyser une tonne de notes ou de passer des heures à tergiverser au téléphone à propos de tel ou tel sujet.

La plupart du temps, les gestionnaires de la BIM/VDC disposent des plans dans leur bureau et répartissent les tâches entre les différentes spécialités selon les besoins. Voici quelques-unes des meilleures pratiques pour coordonner le travail sur le terrain :

• Organiser des réunions quotidiennes pour revenir sur ce qui a été fait et sur ce qu’il reste à faire 
• Utiliser une adresse courriel spécifique au projet, où il est possible d’entreposer tous les dossiers et informations
• Utiliser des codes spécifiques au projet pour faciliter leur classement
• Utiliser un tableur avec une douzaine d’onglets pour chaque phase et sous-phase du projet

 

Elles sont toujours chronophages et souvent fastidieuses. Si seulement il y existait un moyen pour que tout le monde sache ce qu’il faut faire sans avoir à rester assis pendant des heures facturables au lieu de rayer des tâches de sa liste.

Les adresses courriel spécifiques au projet semblent être une bonne idée, mais elles peuvent parfois se limiter à des dépôts d’informations aléatoires et exister pour des raisons légales… sans que personne ne les gère réellement. Les informations pertinentes sont envoyées sur les adresses courriel personnelles, ce qui aboutit presque systématiquement à une confusion totale.

En parlant de pagaille et de confusion, les tableurs peuvent parfois être très problématiques, surtout lorsqu’un projet prend de l’ampleur. Si les tableurs sont d’excellents outils pour effectuer des calculs complexes, certain·e·s gestionnaires de la BIM les utilisent également comme un outil fourre-tout pour leurs projets en employant des onglets et différentes couleurs pour diviser les informations si besoin.

Nous voilà enfin dans le vif du sujet!

Les codes de projet permettent de régler de très nombreux problèmes de coordination : tant que vous utilisez le code spécifique dans le corps d’un courriel ou d’un document, vous pourrez tout retrouver grâce à lui.

Certaines plateformes comme Newforma sont également spécialisées dans ce type de gestion de projet, et sont très efficaces pour vous aider à trouver tous les documents pertinents, peu importe où ils se trouvent (sur votre ordinateur, sur le nuage, etc.).

Tout cela est idéal pour le bureau, mais qu’en est-il sur le terrain?

Que ce soit des superviseur·euse·s aux ouvrier·ère·s, tout le personnel du chantier suit ses propres pratiques idéales en matière de communication avec le bureau.

Rien ne vaut un bon vieux stylo et du papier!
Ah, l’analogique… est-ce que ce ne serait pas un peu dépassé?

Eh bien apparemment non. Puisque les téléphones stockent des photos, des notes et des courriels dans différentes applications, il est peu pratique pour un·e superviseur·euse de chantier ou un·e ouvrier·ère d’utiliser son téléphone alors que la méthode du stylo et du papier est tellement plus rapide. Mais trois problèmes se posent :

1.  Vous devez être capable de lire votre propre écriture
2. Si vous donnez la note à quelqu’un d’autre, IL/ELLE doit être capable de lire votre écriture
3. Vous risquez de perdre, de jeter ou de mal ranger ces notes une fois que vous les aurez utilisées.

Tout le monde tient à son cellulaire, tout le monde sait comment utiliser les textos et les courriels, par conséquent cela devrait être facile de recevoir des nouvelles du terrain! Cependant, la facilité d’utilisation d’un cellulaire dépend grandement des applications utilisées.

Les courriels, les notes, les photos et les messages textes sont tous entreposés dans différentes applications. Ainsi lorsqu’un·e artisan·e prend une photo sur le chantier, cela peut prendre du temps pour la retrouver et faire parvenir la mise à jour appropriée au bureau.

Une bonne coordination de la BIM s’appuie sur la gestion des informations entre toutes les parties prenantes. Et s’il existait un moyen de combiner les informations de la BIM au bureau avec les tâches sur le terrain, de façon à ce que les équipes sur le chantier puissent accomplir leurs tâches et informer immédiatement l’équipe du projet de leur réalisation.

Un tel système exigerait quelques fonctionnalités clés :

• La possibilité pour les équipes sur le terrain de consulter les tâches et les problèmes exacts afin que la nature du travail à réaliser soit claire.
• La possibilité de rattacher à une tâche en particulier toutes les conversations et les questions s’y rapportant.
• La possibilité pour les équipes sur le terrain de soulever les éventuels problèmes liés au projet afin de les signaler au moment où ils surviennent.

Évidemment, la meilleure façon de s’assurer que le site et le bureau sont parfaitement synchronisés est d’utiliser la même plateforme pour tout le monde. Une plateforme sur laquelle les tâches et les problèmes sont immédiatement liés à des projets particuliers; où les photos, les fichiers PDF et les notes manuscrites sont reliés aux problèmes; où les ambiguïtés liées à des canaux de communication différents font partie des vestiges du passé.

Heureusement, cette solution arrive!