Transférez vos fichiers où ils doivent être. Réduisez les erreurs, favorisez la transparence, améliorez votre efficacité.
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Bien qu’il existe une multitude d’outils de partage de fichiers sur le marché (DropBox, FTP, courrier électronique, etc.), ils présentent des limites qui peuvent vous empêcher d’envoyer les bonnes informations à la bonne personne, au bon moment.
Il n’y a pas de temps à perdre lorsque vous traitez vos demandes d’informations et vos soumissions, ou lorsque vous avez besoin d’envoyer votre dessin le plus récent sur le terrain. Puisque la solution Info Exchange est un simple site Web, votre équipe et vous-même n’avez besoin que d’une connexion internet afin d’accéder aux documents dont vous avez besoin.
Combien de fois vous est-il arrivé d’envoyer des fichiers, quand, soudain... Zut! Maintenant, les utilisateurs externes recevront des notifications par courriel lorsqu’ils recevront un fichier. Ils recevront également des rappels pour télécharger le fichier. Ceci permet à chacun de rester sur la bonne voie. Vous pouvez même associer des dates d’expiration à des fichiers qui pressent pour en renforcer l’urgence.
En règle générale, l’envoi de fichiers lourds par courriel ne fonctionne pas. La plupart des pares-feux d’entreprises ne le permettent pas. Certains paquets de logiciels de transfert de fichiers restreignent le nombre d’utilisateurs pouvant utiliser le service (à moins que vous ne souhaitiez dépenser davantage), ou restreignent le nombre de transferts de fichiers que vous pouvez effectuer. Avec Info Exchange, ce n’est pas le cas. Transférez autant de fichiers que le cœur vous en dit!
Une personne a-t-elle dit qu’elle n’a pas reçu le fichier? Aucun souci, si le fichier a bel et bien été envoyé, vous en avez une trace dans le journal d’audit. Vous recevrez un journal d’audit complet recensant l’heure et le jour où le fichier a été envoyé, à qui il a été envoyé, ainsi que les personnes l’ayant téléchargé ou non.
Le partage de documents permet à toute votre équipe de travailler ensemble sans encombre, de collaborer et de rester sur la bonne voie.
Il y a un journal d’audit permettant de remonter à la personne ayant téléchargé un fichier, de savoir de quel fichier il s’agit, ainsi que la date du téléchargement. Ceci permet d’instaurer une forme de confiance et peut permettre de prévenir tout litige. Vous n’entendrez plus les membres de votre équipe dire « je n’ai pas reçu ce fichier ».
Le partage des documents en temps opportun permet à toute votre équipe de travailler avec les mêmes informations. Ceci permet de prévenir les erreurs, les quiproquos et les remaniements qui peuvent être coûteux et chronophages.
Contrairement aux FTP, vos fichiers sont cryptés afin d’assurer un transfert en toute sécurité.
