Intégrer les nouvelles technologies dans les anciens processus opérationnels

De nombreuses entreprises ont investi dans des solutions logicielles pour améliorer leur productivité, réduire leurs coûts et augmenter leurs marges bénéficiaires. Certaines d’entre elles se demandent si ces solutions répondent à leurs attentes.

Le nombre d’applications utilisées quotidiennement sur les projets de construction peut être déroutant. Chaque partie prenante au projet dispose d’un portefeuille privilégié de solutions logicielles. Parallèlement, le nombre d’applications augmente lorsque le projet passe de la phase de conception à la phase de construction. Les points de friction découlent souvent de la combinaison des applications utilisées par les parties prenantes externes du projet.

Lorsqu’il s’agit de partager des informations et de respecter des obligations contractuelles, la technologie se heurte souvent à des processus administratifs manuels.

Traditionnellement, les flux de travail ont évolué en fonction des exigences contractuelles. De nombreux processus et procédures administratifs manuels ont été mis en œuvre bien avant l’apparition de solutions automatisées. Il n’est donc pas surprenant que ces flux administratifs aient été conçus pour répondre à des exigences contractuelles qui datent de l’époque du papier. Alors que les entreprises mettent en place des systèmes automatisés, les flux de travail qui soutiennent ces exigences « papier » subsistent.

En demandant aux entreprises pourquoi certaines tâches administratives existent encore, celles-ci répondent souvent « parce que nous avons toujours fait ainsi ». En outre, les entreprises ayant été confrontées à des litiges dans le passé compliquent encore les flux de travail administratifs en ajoutant des tâches manuelles telles que télécharger des documents électroniques pour les photocopier et les classer comme preuves papier.

Le processus de soumission prouve bien que les exigences contractuelles n’ont pas évolué au même rythme que les solutions automatisées.

La section 01 3300 consacrée aux exigences générales en matière de procédures de soumission, contient de nombreuses conditions préalables qui, à première vue, semblent d’ordre « électronique ». Cependant, en y regardant de plus près, ces flux de travail nécessitent des étapes manuelles supplémentaires qui ont été éliminées par les solutions automatisées.

Par exemple, la clause « envoyer les soumissions électroniques par courriel sous forme de fichiers PDF » implique un échange de documents par courriel. Il existe aujourd’hui d’autres options plus fiables et plus efficaces.

De nombreuses équipes de projet s’efforcent encore de reproduire l’ancienne méthode papier consistant à estampiller un document pour le valider. Les clauses contractuelles telles que « fournir une signature numérique certifiée à l’endroit indiqué sur les certificats et attestations soumis par voie électronique » et « fournir des moyens d’insertion pour enregistrer de manière permanente les mentions de révision et d’approbation de l’entrepreneur·e et les mesures prises par l’architecte », nécessitent des actions manuelles. Cela consiste notamment à télécharger des documents depuis les systèmes, ajouter plusieurs pages de garde aux fichiers PDF, utiliser un logiciel permettant d’ajouter des tampons ou encore téléverser les documents dans le système. Ces types de clauses peuvent également conduire à des heures de débat afin de déterminer où insérer le certificat numérique (étampe) et qui doit s’en charger.

Même la section « définition » du contrat peut contenir une terminologie et des méthodes obsolètes. Par exemple, la définition suivante « Protocole de transfert de fichiers (FTP) : Protocole de communication qui permet de transférer des fichiers vers et depuis un autre ordinateur par le biais d’un réseau, tout en servant de base aux protocoles Internet standard », restreint les équipes de projet à transférer des fichiers à l’aide d’une méthode qui n’est peut-être pas la plus efficace. La définition ne tient pas compte du fait qu’il est aujourd’hui possible de transférer des informations entre systèmes par le biais d’une interface de programmation d’applications (API).

Si les nouvelles technologies viennent se superposer aux anciens processus de travail, l’amélioration de la productivité et les gains d’efficacité risquent de ne pas se concrétiser.

Le concept d’amélioration des processus d’entreprise (BPI) vise à optimiser les processus existants. Or, lorsque les entreprises se précipitent pour mettre en œuvre de nouvelles solutions logicielles, cette étape est souvent négligée.

L’amélioration des processus d’entreprise consiste à documenter l’état actuel des processus, puis à les analyser pour déterminer les points faibles. La méthodologie comprend 6 étapes :

La méthodologie prend en compte la manière dont les solutions technologiques peuvent être utilisées pour simplifier et améliorer les processus. Après avoir effectué ce type d’analyse, les entreprises peuvent découvrir qu’elles n’utilisent pas pleinement les fonctionnalités du logiciel pour lequel elles paient déjà.

Dans le cadre de mes précédentes fonctions en tant que consultante en flux de travail et en formation chez Newforma, j’ai travaillé avec des équipes de construction afin d’évaluer en quoi le logiciel ConstructEx de Newforma pouvait améliorer la productivité. Par exemple, le logiciel comprend une fonction pour les sous-traitant·e·s qui leur permet de soumettre électroniquement des « brouillons » à l’équipe de l’entrepreneur·e. Cette « fonction » définie comprend des autorisations et des restrictions qui empêchent le ou la sous-traitant·e d’envoyer des informations directement à l’équipe de conception.

Pourtant, certaines équipes d’entrepreneur·e·s hésitaient à inviter les sous-traitant·e·s à utiliser le logiciel car elles n’étaient pas sûres qu’ils/elles l’utiliseraient. Après leur avoir expliqué que les sous-traitant·e·s pouvaient envoyer leurs documents par courriel ou utiliser ConstructEx, la plupart des équipes étaient prêtes à faire un essai. Certaines équipes de projet ont commencé avec un·e ou deux sous-traitant·e·s, puis ont étendu leur participation au reste de l’équipe une fois le fonctionnement du système assimilé. En évitant aux sous-traitant·e·s d’envoyer leurs soumissions par courriel, l’équipe de l’entrepreneur·e a reçu toutes les informations requises du premier coup. Les équipes ont également pu utiliser les notifications par courriel de ConstructEx, le suivi des soumissions et les fonctions de rapport d’audit. Il n’était plus nécessaire de téléverser et télécharger les fichiers PDF ou de rechercher les informations manquantes.

Les consultant·e·s disent souvent qu’il ne faut pas tenter l’impossible. La transformation des processus d’entreprise ne doit pas nécessairement être une épreuve compliquée et chronophage. Choisissez un flux de travail, par exemple la procédure de soumission, et identifiez les processus manuels les plus pénibles. Posez-vous ensuite les questions suivantes : « Pourquoi procédons-nous de cette manière? » et « Existe-t-il une meilleure façon de procéder? »

Recherchez les pièges des exigences « papier » afin de déterminer s’il existe des processus manuels que vous pouvez éliminer. Si vous disposez déjà d’une solution logicielle automatisée, examinez les options du logiciel pour déterminer si certaines fonctions que vous n’utilisez pas pourraient contribuer à améliorer le flux de travail. De petits changements peuvent avoir un effet important. Il suffit parfois de prendre ses distances avec la photocopieuse!