Projekt-E-Mail-Management

E-Mails sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Projektdokumentation.

Machen Sie Ihre Projekt-E-Mails zugänglich und durchsuchbar.

Funktionen für das E-Mail-Management

Alle projektbezogenen E-Mails dem Projekt zuordnen.

Durch das Ablegen von E-Mails im Projekt wird sichergestellt, dass wichtige Informationen den Projektteammitgliedern zur Verfügung stehen, die sie benötigen. Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist, in ein anderes Projekt wechselt oder das Unternehmen verlässt, gehen wertvolle Informationen, die per E-Mail kommuniziert wurden, nicht verloren. Alle Projektbeteiligten, die Zugriff auf die E-Mail haben sollten, können diese über Project Center einfach abrufen.

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E-Mails direkt aus Microsoft Outlook ablegen

Es ist schwierig, Mitarbeitende dazu zu bewegen, ihre Arbeitsweise zu ändern. Mit den E-Mail-Ablageoptionen von Newforma müssen Mitarbeitende weder ihre täglichen Routinen ändern noch neue Tools erlernen. Das Outlook-Add-in von Newforma ermöglicht es Mitarbeitenden, E-Mails einfach per Drag-and-Drop in ihren Projektordner zu verschieben – genauso, wie sie jede andere E-Mail in einem Ordner speichern würden. Wenn mehr als ein Teammitglied dieselbe E-Mail ablegt, wird nur eine Kopie gespeichert.

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Noch einfacher wird es, wenn Sie an eine Projekt-E-Mail-Adresse senden.

Die Funktion für Projekt-E-Mail-Adressen von Newforma automatisiert den Ablageprozess, indem Teammitglieder einfach die E-Mail-Adresse des Projekts beim Senden, Weiterleiten oder Antworten an alle hinzufügen. E-Mails werden automatisch abgelegt. Wenn mehr als ein Teammitglied dieselbe E-Mail ablegt, wird nur eine Kopie gespeichert.

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Submittal- und RFI-Workflows direkt aus Outlook und einer E-Mail starten.

E-Mails enthalten häufig Informationen, die eine Handlung erfordern, etwa das Starten eines Submittals, eines RFI oder einer Maßnahme. Oft müssen die in der E-Mail enthaltenen Informationen dazu erneut in das führende System eingegeben werden. Eingehende E-Mails zu workflowbezogenen Elementen können direkt aus Outlook automatisch zum Projekt hinzugefügt werden. Das spart erheblich Zeit, da die Informationen aus der E-Mail nicht erneut in ein separates Formular eingegeben werden müssen. Das Newforma Outlook-Add-in extrahiert wichtige Informationen aus der E-Mail und füllt Project Center automatisch aus.

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E-Mails stehen direkt neben anderen Projektelementen wie RFIs oder Änderungsaufträgen.

Es geht darum, Projektinformationen zusammenzuhalten. Alle E-Mail-Konversationen und Projektelemente wie RFIs befinden sich an einem Ort, sodass Sie ein vollständiges Bild des Projekts erhalten. Sie müssen nicht in mehreren Quellen nach Informationen suchen. Alles ist verknüpft, sodass Sie kein Detektiv sein müssen, um zu finden, was Sie brauchen.

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Vorteile des Projekt-E-Mail-Managements

Greifen Sie einfach auf wichtige Entscheidungen zu, die in Ihren E-Mail-Verläufen verborgen sind.
Halten Sie Ihr Team informiert und Ihr Projekt auf Kurs – auch wenn eine Schlüsselperson nicht im Büro ist.
Sorgen Sie für eine vollständige und präzise Projektdokumentation.
Verknüpfen Sie sämtliche Kommunikation und Dokumente, um ein vollständiges Bild Ihres Projekts zu erhalten.
Ihr Team kann direkt aus MS Outlook heraus ablegen, sodass kein neues Tool erlernt werden muss.

Konzentrieren Sie sich auf die Arbeit, die Sie lieben. Wir kümmern uns um den Rest.

Evergreen Engineering boosts security and collaboration by using information management to streamline project workflows.

Prior to implementing Newforma Project Center, it was extremely difficult for Stemcon to locate the documentation to mitigate risk. But that quickly changed.

Schmidt Associates Improves Project Efficiency with Newforma Project Center’s BIM 360 Connecter and Construction Administration Workflows

Peg Landry
Content Marketing Strategist

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