Créez des questions à partir de vos courriels, et accélérez vos rapports DI et VISA

Dans le film de science-fiction classique Star Trek : Generations (1994), le méchant Soran est en quête de contourner le temps lui-même et de vivre éternellement dans le Nexus (c’est une intrigue ridicule… classique Star Trek, mais ridicule…). Dans le film, Soran (joué par Malcolm McDowell) décrit le temps comme un « prédateur » qui harcèle toute notre vie.

Et dans notre propre monde de projets AECO, on peut certainement se sentir de cette façon, parfois : le temps est toujours contre nous quand les questions sont traitées, quand les calendriers sont mis à jour, et quand les propriétaires deviennent impatients que leurs bâtiments soient en état de fonctionnement. Il n’y a jamais assez de temps pour faire tout ce dont on a besoin, et on fait tout ce qu’on peut pour éviter que le temps ne nous rattrape.

En réalité nous essayons toujours de trouver des moyens d’accélérer nos processus et de simplifier nos flux de travail, car chaque seconde sauvée compte, incluant le nombre de clics nécessaires pour passer à travers un flux de travail.

Heureusement, vous avez quelque chose que Soran n’avait pas : Newforma Konekt ! Mais malgré le fait que Newforma Konekt ne puisse pas vous transporter au Nexus, nous avons créé deux nouvelles fonctionnalités pour vous aider à gagner du temps sur votre prochain projet de construction.

Disons que vous recevez un courriel de l’un de vos ingénieurs en CVC : ils ont une question sur le dessin     et ils vous ont envoyé une capture d’écran pour le signaler, mais leur solution pourrait avoir un impact sur les plans de l’architecte pour l’esthétique du bâtiment. Si leur requête n’est pas répondue rapidement, elle affectera la date de livraison de votre projet.

Normalement, pour résoudre ce problème, vous devriez transcrire les informations pertinentes du courriel dans les champs Élément d’action, avant de les attribuer à un réviseur pour qu’il les traite. Mais c’est beaucoup de clics, ça, beaucoup de basculement entre le panneau de création d’élément d’action et le courriel lorsque vous copiez-collez les informations importantes … c’est fastidieux!

Mais maintenant, vous pouvez créer de nouvelles questions directement à partir de vos courriels. En un seul clic, l’objet du courriel apparaît dans le champ Titre de l’élément d’action et le contenu du courriel est automatiquement ajouté au champ Description. Il ne vous reste plus qu’à l’attribuer et à l’envoyer.

À partir du complément Newforma Konekt pour Microsoft Outlook, vous pouvez utiliser ce menu déroulant pour classer votre e-mail en tant que problème.

Cela accélère la livraison de votre projet, simplement en vous économisant des centaines de clics par jour.

Vous voulez connaître un autre grand économiseur de temps ? La création de rapports de journal automatisés ; parce qu’il n’y a rien de pire que d’avoir à compiler des rapports manuellement, en particulier en ce qui concerne vos  flux de travail de demandes d’informations (DI) et de revues de dessins (VISA).

Vous pouvez désormais créer et exporter des DI et des revues connectées à Newforma Konekt en tant que rapports complets. Ceux-ci peuvent être exportés au format CSV ou Excel, et vous donneront, à vous et à vos équipes, la possibilité d’identifier les tendances, les problèmes communs et les domaines où votre projet doit être amélioré.

Filtrez vos demandes d’information par mots-clés, par urgence ou par retard avant de les exporter. Il maintient les choses organisées et ne force pas votre partie prenante à filtrer le rapport de son côté.

De plus, vous pouvez filtrer vos rapports de DI ou de revues avant de les exporter, de sorte que vous ne partagez que ce dont vous et vos collaborateurs avez besoin. Et votre destinataire n’a pas besoin de perdre du temps à filtrer manuellement dans Excel et à parcourir les informations dont il n’a pas besoin. Cela rend la recherche de toutes les DI et revues transmises ou en retard facile à rechercher, de sorte que rien n’est perdu, ni amène vous et vos parties prenantes à investir plus de temps que nécessaire pour les résoudre.

Ces rapports exportés peuvent être partagés avec les équipes de projet et les parties prenantes, ce qui permet à vous et à votre équipe de communiquer et de collaborer (presque aussi efficacement que l’équipage de l’entreprise américaine). Après tout, le succès dans l’industrie de l’AECO consiste à s’assurer que toutes les parties ont accès à la même information et proposent des solutions basées sur ces informations.

Cela transforme le temps d’un prédateur qui harcèle votre projet, à un compagnon qui vous accompagne dans votre voyage (pour paraphraser les sages paroles du capitaine Jean-Luc Picard), comme le flot de tâches avant que vous ne soyez géré avec facilité, rapidité et grâce.

Pour plus d’informations sur la façon dont Newforma Konekt redéfinit la communication et la collaboration dans l’industrie AECO, et vous fait gagner du temps sur vos projets, cliquez ici.